ДЕНЬ 04
Как слышать своих коллег и поддерживать их самостоятельную работу
Сегодня поговорим про процесс подготовки отчетности для разных заказчиков. В качестве кейса сегодня — создание своей команды по подготовке отчетности.

Приходите в Telegram-чат задавать свои вопросы!
Подготовка к созданию отчетности
При разработке дашбордов для внутреннего заказчика в компании подготовительный этап часто пропускают. Это приводит к лишним итерациям и сложностям выхода на финальный результат.

Начните процесс разработки дашборда с анализа аудитории, их ключевых показателей, которые им нужно видеть; перейдите к оценке источников данных, и только потом к самой визуализации.
Для того, чтобы сократить общее время работы и эффективно провести всю разработку, необходимо точно понимать цель и потребности конечных пользователей
Первичная задача на начальном этапе — определиться с будущими пользователями и их особенностями работы, конечных задач и восприятия.
Узнайте, как именно целевая аудитория будет пользоваться дашбордом.

Например, дашборд может выступать в роли инструмента для получения сырых данных из информационных систем — как интерфейс чтения БД — или использоваться для подкрепления аналитических выводов для руководства. В первом случае, дашборд должен предоставлять удобные возможности для скачивания данных в нужном формате и в табличном виде. Во втором случае — должен давать возможность фильтрации данных и изменения параметров. А если целевая аудитория (например, те, кто находится постоянно на встречах у клиентов) будет просматривать дашборды «на бегу», то нужно адаптировать дашборд под мобильные устройства. При этом, мобильные версии дашбордов должны учитывать небольшой размер экрана и ограниченную скорость мобильного интернета.
Роли
Какие решения принимают люди, которые будут пользоваться отчетностью?
На какие вопросы они ищут ответ?
Какие показатели отслеживают?
Процесс работы
В каком контексте они будут использовать отчет?
Какую информацию они используют каждый день?
Информационная грамотность
Насколько хорошо они умеют понимать данные?
Умеют ли они читать основные виды визуализации данных? А продвинутые?
Будут ли им понятны вычисления?
Прозрачность и доступность данных — ключ к успеху
Бизнес-аналитики на местах, имея доступ к данным, могут быстро реагировать на изменения бизнеса. Поступает новый запрос — а сотрудники уже знают, где им можно быстро получить ответ. Если происходит какое-то событие, которое может повлиять на бизнес, то, имея прямой доступ к данным, такие сотрудники смогут оперативно оценить обстановку и быстро среагировать.
Если же возможности для анализа данных нет, данные недоступны или их получение не централизовано в удобном и быстром бизнес-процессе, то мы встречаемся:
1
С долгим ожиданием от нескольких дней до месяцев, пока нужные данные не будут подготовлены и выгружены. При этом, за это время исходный запрос может стать неактуальным или видоизмениться. Тогда усилия по подготовке данных будут неэффективны.
2
С низким уровнем доверия к данным. Так как данные подготавливаются на стороне ИТ, бизнес может сомневаться – а точно нужные ли данные выгружены, все ли указанные фильтры применены?
3
С ограничениями файловых систем. Без централизованной части управления данными, вся работа производится в Excel. Вспомните, получалось ли вам эффективно обрабатывать большие объемы данных в этом инструменте?
4
С долгим процессом самостоятельной обработки данных. Например, последние полученные данные нужно свести с выгрузкой месячной давности. Использование Excel вместе с всемогущей функцией ВПР (Vlookup) может занимать до 80% всего времени получения результата.
Создание своего self-service в сегменте B2O
Разбор бизнес-примера
Евгений Загуменнов
Руководитель проекта «Отчетность B2O»,
Проектный офис блока межоператорского взаимодействия, Ростелеком
Процессы разработки отчетности из большого централизованного ИТ не совсем подходили для нужд сегмента B2О, поскольку в сегменте часто все меняется. Бизнес-требования менялись чаще, чем централизованный ИТ мог предоставить сегменту результаты сбора и анализа данных.
Self-service — модель «самообслуживания», при которой у конечного пользователя с потребностью для анализа данных есть возможности, инструменты и навыки ответить на свой вопрос самостоятельно.
Заказчик B2О выделил для себя отдельную self-service команду, руководителем которой я и являюсь. Что это дало? Мы ушли от сложности и неповоротливости процесса, которые были при работе с централизованным ИТ. Те требования, которые мы сегодня получаем от заказчиков сегмента, сразу же транслируются в имеющуюся отчетность.
С помощью Qlik мы даем возможность специалистам зайти, посмотреть и понять, что происходит с клиентами. Это — инструмент сведения полезных бизнес-данных в одном окне
Какие результаты?
Qlik сегодня используется и как прямой рабочий инструмент, задействованный непосредственно в рабочем процессе, и как инструмент вспомогательной аналитики.

Вот несколько примеров.
1
Полноценная статистика для принятия решений
Например, сегодня у сегмента есть возможность проанализировать статистику использования услуг компании в разных регионах разными клиентами. И определить — как часто, как давно и где тот или иной клиент пользуется нашими услугами. Если он лоялен, может ему можно выдать скидку? Или связаться с ним и сделать какое-то новое предложения? Раньше этого просто не было видно — не было данных.
2
Поддержка оперативной сверки начислений
У нас есть отчет, который выступает в роли инструмента для оперативной сверки начислений по клиентам после закрытия периода. Только открыв отчет, сотрудник уже может понять с какими клиентами есть проблемы и что нужно сделать, чтобы их решить. Четыре массивных источника быстро объединяются в одном окне — зашел, посмотрел, понял, пошел решать.
3
Своевременный контроль ведения заказов
Или отчет, который отражает контроль и мониторинг ведения заказов. Каждый заказ — это оказание услуги в несколько этапов. Дашборд показывает на каком этапе оказания услуги процесс тормозится.
Про вовлечение
Переводить сотрудников на новый способ работы с данными сложно — в начале. Мы проводим демо-показы и рассказываем о том, как новый процесс работы с данными влияет на ежедневную работу коллег. Ведь теперь можно получать действительно полезные данные вовремя! Они всегда под рукой.

Постепенно, пользователи привыкают. И даже учатся самостоятельно следить за качеством своих данных — ведь они действительно могут принести много бизнес-выгоды.
Мы как команда научились слушать пользователей, опрашивать их мнение, собирать обратную связь и поддерживать интерес
Например, у нас есть свой дайджест — это такая ежемесячная рассылка, в которой мы рассказываем о новинках в отчетах (или о проблемах). Делимся статистикой, показываем топ-пользователей за месяц! Это поддерживает внутреннее сообщество, делает инструмент живым, а процесс — веселым.

Нам кажется важным не терять навык общения друг с другом. Мы действительно можем во многом друг другу помочь и, например, поделиться своими наработками, чтобы облегчить процесс работы.
Пример дайджеста
Раньше, все отчеты основывались на Excel, у которого есть много недостатков…
— ограничение по объему данных
— неудобство в объединении разных источников
— сложные способы поддержки консистентности данных (т.е. данные сложно стандартизировать, а это всегда негативно влияет на возможность их анализа)
— отсутствие сквозных фильтров
— ограниченные визуализации и вычисления

Но теперь мы видим большую потребность в отчетности, которую создаем.
1
Увеличение числа пользователей
Оно выросло на 300%. Больше людей стало пользоваться отчетностью
2
Увеличение объема сессий
Оно тоже выросло на 300%. Люди стали чаще обращаться к данным
3
Увеличение количества сессий на сотрудника
Возросло почти в три раза – с 3 до 7-8 сессий на человека в месяц. Это значит, что отчетность активнее встраивается в ежедневный бизнес-процесс сотрудника
У нас в сегменте B2O уже используется отличная отчетность по детальным данным из Интерконнекта, В Qlik мы создаем дашборды на управленческих данных и постепенно подключаем другие источники, планируем собрать всю отчетность о деятельности сегмента в одном месте. Наша цель получать оперативную информацию о деятельности сегмента для эффективного управления. Переход на единую отчетность это не только удобство для пользователей — это еще и экономия CAPEX B2O на развитие витрин отчетности в разных системах источниках данных!
Алексей Кулешов, Директор проектного офиса блока межоператорского взаимодействия
Присоединяйтесь к внутреннему Telegram-чату для обсуждения материалов марафона и прочих веселых активностей

В заключение...

Наиболее востребованная визуализация данных часто подготовлена командой. Чаще всего дополнительно востребована экспертиза графического дизайнера, технического эксперта и эксперта по коммуникациям.


Будьте целенаправленными при определении аудитории вашей визуализации. Учитывайте цифровую и визуальную грамотность, а также потребность в данных, которые нужны аудитории для принятия решений.

Что почитать?
Подборка ссылок и материалов для погружения
Небо полное звёзд,
Мои мысли о самой дальней.
Дашборд не готов.

Корпоративная онлайн программа о том, как работать с данными в Ростелекоме

Цифровая трансформация, изменение привычек и использование интерактивного инструмента для оптимизации бизнес-процессов

Цифровая трансформация, изменение привычек и использование интерактивного инструмента для оптимизации бизнес-процессов

Отслеживание ключевых метрик и KPI

Интерактивность, преимущества таблиц и визуализаций